Umzugskosten als Werbungskosten

Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern die Kosten für einen Umzug lohnsteuerfrei erstatten, wenn der Umzug beruflich veranlasst ist. Ein Umzug ist regelmäßig beruflich veranlasst, wenn ein Arbeitnehmer

• erstmalig eine Stelle antritt,
• seinen Arbeitgeber wechselt oder
• sich durch den Umzug die Fahrzeit pro Tag um mindestens eine Stunde täglich reduziert.

Bei Ehegatten werden die Zeiten nicht addiert oder saldiert. Verkürzt sich die Fahrzeit bei einem Ehegatten um mindestens eine Stunde, kann er die Umzugsaufwendungen geltend machen, auch wenn sich für den anderen Ehegatten die Fahrzeit verlängern sollte. Es spielt außerdem keine Rolle, ob die neue Wohnung gemietet wird oder Eigentum ist. Steht fest, dass die arbeitstägliche Fahrzeitersparnis mindestens eine Stunde beträgt, sind private Gründe (z. B. die Gründung eines gemeinsamen Haushalts aus Anlass einer Eheschließung/Begründung einer Lebenspartnerschaft, erhöhter Wohnbedarf wegen der Geburt eines Kindes) unbeachtlich.

Obergrenze für die Kosten, die der Arbeitgeber steuerfrei erstatten kann, sind die Aufwendungen, die der Arbeitnehmer selbst als Werbungskosten abziehen kann. Bei einem beruflich veranlassten Umzug kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die tatsächlichen Umzugskosten bis zur Höhe der Beträge steuerfrei erstatten, die nach dem Bundesumzugskostenrecht höchstens gezahlt werden können. Arbeitgeber können die folgenden Beträge steuerfrei erstatten, wenn und soweit der Arbeitnehmer die Kosten belegmäßig nachweist:

• die tatsächlichen Auslagen für den Transport von Möbeln, Hausrat, Kleidung usw.,
• Reisekosten im Zusammenhang mit dem Umzug von der bisherigen zur neuen Wohnung;
• vor dem Umzug: 2 Reisen einer Person oder eine Reise für 2 Personen, um eine Wohnung am neuen Tätigkeitsort zu suchen und zu besichtigen,
• Miete für die bisherige Wohnung, die nach dem Umzug weitergezahlt werden muss, weil der Mietvertrag nicht kurzfristig gekündigt werden kann (die Einschränkung nach dem BUKG gilt nicht für steuerliche Zwecke), 
• Miete für die neue Wohnung, die für die Zeit vor dem Umzug gezahlt wird (die Einschränkung nach dem BUKG gilt nicht für steuerliche Zwecke),
• Kosten eines Maklers für die Vermittlung einer Mietwohnung, 
• Kosten für den umzugsbedingten zusätzlichen Unterricht der Kinder (siehe nachfolgende Übersicht)

Zusätzlich dürfen die nachfolgenden Pauschalen (gültig ab dem 1.4.2022) erstattet werden:

• Höchstbetrag für die Anerkennung umzugsbedingter Unterrichtskosten für ein Kind                                                                             1.181 €
• Pauschbetrag für sonstige Umzugskosten (§ 10 Abs. 1 BUKG)
  • für Berechtigte                                                                                                                                                                                 886 €
  • für jede andere Person (Ehegatte, Lebenspartner, ledige Kinder, die nach dem Umzug in häuslicher Gemeinschaft leben)        590 €
  • für Berechtigte, die am Tag vor dem Entladen des Umzugsgutes keine Wohnung hatten                                                              177 €

Wichtig! Kostenerstattungen in Höhe der Pauschbeträge sind grundsätzlich ohne weitere Prüfung als Werbungskosten anzuerkennen. Im Übrigen sind die Umzugskosten nachzuweisen. Der Arbeitgeber sollte vor Zahlung einer steuerfreien Erstattung an den Arbeitnehmer sämtliche Belegnachweise zu den Lohnakten nehmen und aufbewahren. Werden höhere Beträge nachgewiesen, ist zu prüfen, ob und inwieweit diese Aufwendungen Werbungskosten sind oder nicht abziehbare Kosten der Lebensführung darstellen.

Aufwendungen für die Ausstattung der neuen Wohnung, Vorfälligkeitsentschädigungen, Kosten eines Maklers für die Vermittlung von Wohneigentum, Renovierungskosten der neuen Wohnung sowie Abstandszahlungen an den bisherigen Mieter der neuen Wohnung sind nicht beruflich veranlasst.