Reisekosten: Mahlzeiten im Beförderungspreis

Reisekosten von Unternehmern sind zum Teil anders abzurechnen als bei Arbeitnehmern. Bei Arbeitnehmern wird die Verpflegungspauschale gekürzt, wenn der Arbeitgeber die Kosten für eine Mahlzeit übernimmt. Beim Unternehmer erfolgt die Abrechnung anders. Ist im Preis der Beförderung des Unternehmers, z. B. bei Flügen, eine Mahlzeit enthalten, ohne dass die Fluggesellschaft dafür einen Preis ausweist, müssen die Kosten für diese Mahlzeit pauschal aus dem Flugpreis herausgerechnet werden. „Unentgeltliche“ Mahlzeiten sind aus den Beförderungskosten mit 20% oder 40% einer vollen Verpflegungspauschale herauszurechnen.

Ist im Flugpreis ein Snack enthalten, ist es regelmäßig nicht möglich, den Flug ohne "Snack" zu buchen. Bei Online-Buchungen gibt es in der Regel keine Möglichkeit, den Snack als Einzelleistung abzubestellen. Der Unternehmer muss die Beförderungskosten kürzen, wenn es sich um eine Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) handelt.

In diesem Zusammenhang ist zu beachten, dass es sich nur dann um eine Mahlzeit handelt, wenn ein Brötchen bzw. Sandwich zumindest mit Wurst oder Käse belegt ist und zusammen mit einem Getränk gereicht wird. Kaffee, Kuchen und Gebäck am Nachmittag sind nicht als Mahlzeit einzustufen, sodass kein Verpflegungsanteil aus dem Beförderungspreis herauszurechnen ist. Auch kleine Tüten mit Chips, Salzgebäck, Schokowaffeln, Müsliriegel und vergleichbare andere Knabbereien, wie sie z. B. auf innerdeutschen Flügen oder Kurzstreckenflügen gereicht werden, erfüllen nicht die Kriterien für eine Mahlzeit, sodass dann eine Kürzung des Beförderungspreises nicht vorzunehmen ist. Nur wenn es sich um eine Mahlzeit handelt, müssen die Kosten aus dem Flugpreis pauschal herausgerechnet werden.

Praxis-Beispiel:
Ein Unternehmer aus Köln unternimmt eine Geschäftsreise nach Berlin. Er fliegt morgens nach Berlin und am Abend wieder zurück. Für den Hin- und Rückflug zahlt er 178,50 €. Während des Fluges erhält er (ohne zusätzliche Berechnung) jeweils ein belegtes Sandwich mit einem Getränk. Die Situation sieht wie folgt aus:

Der Gesamtbetrag ist somit wie folgt zu buchen:
25,81 € + 2,69 € = 28,50 € auf das Konto Vorsteuerabzug
16,80 € : 1,19 = 14,11 € auf das Konto Privatentnahme
135,89 € auf das Konto Reisekosten/Fahrtkosten Unternehmer

Zusätzlich kann der Unternehmer eine Verpflegungspauschale von 14 € geltend machen, weil er mehr als 8 Stunden auswärts tätig war.