Arbeitsessen und Aufmerksamkeiten für Arbeitnehmer

Bei Sachleistungen, die üblicherweise als Geschenke zugewendet werden und nicht zu einer wesentlichen Bereicherung des Arbeitnehmers führen, handelt es sich um Aufmerksamkeiten. Diese gehören nicht zum Arbeitslohn und unterliegen auch nicht der Umsatzsteuer. Zu den Aufmerksamkeiten gehören Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt. Hierzu gehören auch Sachzuwendungen bis zu 60 € (brutto) je Anlass an den Arbeitnehmer (also auch mehrfach), die der Arbeitgeber ihm bzw. seinen Angehörigen aus persönlichem Anlass überreicht, wie z. B. zum Geburtstag, zur Hochzeit oder bei einem Firmenjubiläum. Zu den üblichen Sachgeschenken gehören z. B. Genussmittel, Blumen, Bücher, CDs usw.

Bei Speisen, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt, ist zu prüfen, ob es sich um Aufmerksamkeiten handelt. Es kommt darauf an, ob er diese Speisen im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse an seine Arbeitnehmer abgibt oder ob es sich um eine übliche Beköstigung ohne besonderen Anlass handelt. Unbelegte Backwaren (Brötchen, Croissants, Rosinenbrötchen usw.) mit einem Heißgetränk sind kein Frühstück im lohnsteuerrechtlichen Sinne (BFH-Urteil vom 3.7.2019, VI R 36/17). Das heißt, es handelt sich hierbei um nicht steuerbare Aufmerksamkeiten, die nicht als Arbeitslohn zu erfassen sind.

Überlässt der Arbeitgeber die Mahlzeiten anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, ist von einem überwiegenden betrieblichen Interesse auszugehen. Ein überwiegend betriebliches Interesse liegt vor, wenn der Arbeitsablauf durch die Einnahme von Mahlzeiten wenig beeinträchtigt wird. Der Wert der Mahlzeit je Arbeitnehmer und Anlass darf allerdings nicht mehr als 60 € betragen (R 19.6 Abs. 2 LStR). Mahlzeiten gehören z. B. nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn, wenn der Arbeitnehmer sie während einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung oder Sitzung, im Rahmen einer herkömmlichen Betriebsveranstaltung oder bei der Beteiligung von Arbeitnehmern an einer geschäftlichen Bewirtung erhält (R 8.1 Abs. 8 LStR).

Mahlzeiten, die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer als übliche Beköstigung überlässt, sind als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen. Als übliche Beköstigung einzustufen sind z. B. die Bewirtung auf einer Geschäftsreise oder das Frühstück, das der Arbeitgeber anlässlich einer Geschäftsreise seines Arbeitnehmers übernimmt, indem er ihm die Kosten für Übernachtung mit Frühstück erstattet. Handelt es sich um eine übliche Beköstigung, kann der Unternehmer aus Vereinfachungsgründen den Wert der Mahlzeit mit den amtlichen Sachbezugswerten ansetzen (Werte für 2023: Mittag- bzw. Abendessen 3,80 € und Frühstück 2,00 €).

Der Arbeitgeber kann den Wert der Mahlzeiten nur dann mit den amtlichen Sachbezugswerten ansetzen, wenn die Abgabe der Mahlzeit von ihm veranlasst ist. Davon ist auszugehen, wenn die Aufwendungen vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden und die Rechnung auf den Namen des Arbeitgebers ausgestellt ist (R 8.1 Abs. 8 LStR). Es spielt dann keine Rolle, ob der Arbeitgeber die Mahlzeiten unmittelbar bezahlt oder ob er Arbeitnehmern die Kosten erstattet. Der Arbeitgeber kann den Sachbezugswert auch von der Verpflegungspauschale abziehen, die dem Arbeitnehmer anlässlich einer Geschäftsreise zusteht. In dieser Situation bezahlt der Arbeitnehmer sein Essen selbst, sodass er den Wert der Mahlzeit nicht als Arbeitslohn versteuern muss.

Hinweis: Bei der 60-€-Grenze handelt es sich um eine Freigrenze und nicht um einen Freibetrag. Wird der Grenzwert auch nur geringfügig überschritten, muss der Arbeitgeber den gesamten Betrag der Lohnsteuer unterwerfen und nicht nur den übersteigenden Betrag.